Google Workspace Business naar gratis Gmail: complete stapsgewijze handleiding

Disclaimer: De migratie is geheel op eigen risico.

Introductie

Voor individuele gebruikers kan een betaald Google Workspace Business-account overkill zijn. Je betaalt voor functies en opslag die je als particulier misschien niet nodig hebt. Bovendien ben je gebonden aan een eigen domein voor e-mail, terwijl een gratis Gmail-account (met adres @gmail.com) in veel gevallen volstaat. Migreren van Workspace naar Gmail bespaart kosten en vereenvoudigt je digitale leven. In deze handleiding leggen we stap voor stap uit hoe je al je gegevens – e-mails, bestanden, contacten, foto’s, etc. – veilig verhuist van een Google Workspace Business-account naar een gratis persoonlijk Gmail-account. We bespreken de voorbereiding, het migreren van e-mail en Drive-bestanden, het overzetten van contacten en foto’s, het afhandelen van je domein, third-party-toegang, het opzeggen van Workspace en tot slot handige tips en valkuilen.

Voorbereiding

Voordat je begint met de migratie, is een goede voorbereiding essentieel:

Toegang en accounts: Zorg dat je toegang hebt tot de Google Workspace adminconsole van je huidige account (als je zelf de admin bent) en de inloggegevens van je Workspace-gebruikersaccount. Heb ook al een nieuw Gmail-account aangemaakt waarnaar je wilt migreren (eindigend op een @gmail.com adres) en zorg dat je daarvan de inloggegevens bij de hand hebt.
Controleer opslagruimte: Kijk hoeveel data (e-mail + Drive + foto’s) je huidige account gebruikt. Google Workspace Business biedt meestal minimaal 30 GB, terwijl gratis Gmail 15 GB gratis ruimte heeft . Ga naar Google Account opslag (bijv. via Google Drive onderin zie je gebruik) en noteer het totaal. Als je meer dan 15 GB aan data hebt, overweeg dan om op het nieuwe Gmail-account een Google One-abonnement te nemen voor extra opslag, of om je data op te schonen zodat het past.
Instellingen controleren: In je Workspace Gmail-instellingen, schakel POP-download en/of IMAP-toegang in voor je mailbox (via Instellingen > Doorsturen en POP/IMAP) zodat deze extern benaderbaar is . Dit is nodig als je Gmail’s importfunctie of een e-mailclient gaat gebruiken. Heb je twee-staps-verificatie (2FA) aan staan op het Workspace-account, maak dan een app-wachtwoord aan specifiek voor deze migratie – dit wachtwoord gebruik je in plaats van je normale wachtwoord bij POP/IMAP-import.
Back-up plannen: Hoewel we de gegevens gaan migreren, is het verstandig om een eigen back-up te maken voordat je dingen verwijdert of wijzigt. Overweeg om via Google Takeout een volledige export te doen van je Workspace-accountgegevens (e-mail, Drive, contacten, etc.) naar een zip-archief op je computer, voor de zekerheid . Dit biedt een extra vangnet als er iets misgaat.
Hulpmiddelen klaarzetten: Beslis hoe je e-mails gaat overzetten. Als je een e-mailprogramma als Mozilla Thunderbird of Microsoft Outlook wilt gebruiken voor IMAP-kopieëren, installeer dit dan alvast op je pc. Dit is optioneel – Gmail heeft ook eigen importmogelijkheden die we hieronder bespreken. Zorg eveneens voor een stabiele internetverbinding, vooral bij grote dataverhuizingen (Drive-bestanden, foto’s).

Met deze voorbereiding kun je straks soepel en zonder tijdsdruk de migratiestappen doorlopen. Je hebt nu de logins, voldoende opslag en de instellingen gereed om je gegevens over te zetten.

E-mailmigratie

E-mail is vaak het belangrijkste onderdeel van de migratie. We willen alle e-mails van je oude Workspace-account kopiëren naar je nieuwe Gmail-account, en zorgen dat nieuwe mails aankomen in je nieuwe inbox. Volg deze stappen:

Back-up van alle e-mails maken

Allereerst is het slim om een back-up te maken van je volledige mailbox. Dit kan op twee manieren:

Via Google Takeout: Ga op je Workspace-account naar Google Takeout (https://takeout.google.com) en kies ten minste Gmail (Mail) als dienst om te exporteren. Je krijgt dan een MBOX-bestand met al je e-mails. Bewaar dit bestand veilig op je computer. (Let op: een MBOX kun je later importeren in een mailprogramma of met speciale tools in Gmail, mocht je het nodig hebben.)
Via een e-mailclient (IMAP): Als alternatief kun je een e-mailprogramma gebruiken om je mails offline op te slaan. Schakel IMAP in op je Workspace Gmail en voeg het account toe in bijvoorbeeld Thunderbird/Outlook. Laat alle mails synchroniseren naar lokaal (dit kan even duren als je veel mail hebt). Zo heb je ook een offline kopie. (Deze stap is optioneel als je direct via Gmail gaat importeren, maar het is een extra zekerheid.)

E-mails importeren in het nieuwe Gmail-account

De eenvoudigste manier om je oude e-mails in je nieuwe Gmail te krijgen, is gebruikmaken van Gmail’s ingebouwde Importfunctie. Gmail kan daarmee via POP3 je oude mailbox leegtrekken en importeren, inclusief (optioneel) je contacten:

Log in op je nieuwe Gmail en ga naar Instellingen (tandwielicoon > Alle instellingen bekijken).
Ga naar het tabblad Accounts en import (Accounts and Import).
Klik op Import mail and contacts / E-mail en contactpersonen importeren . Er opent een venster.
Voer het e-mailadres in van je oude account (je Workspace e-mail adres) en klik op Continue / Doorgaan .
Geef vervolgens het wachtwoord op van je oude account. Gebruik het app-wachtwoord als je 2FA had ingesteld, of je normale wachtwoord als 2FA uit staat. Mogelijk moet je ook de POP-server instellen. Voor Google Workspace is de server meestal pop.gmail.com op poort 995 (SSL) – Gmail herkent dit vaak automatisch.
Na succesvolle authenticatie kun je kiezen wat je wilt importeren: e-mails (en of je nieuwe e-mail gedurende 30 dagen moet worden opgehaald) en contacten. Vink aan wat van toepassing is (meestal alle e-mails en contacten) en start de import.
Gmail begint nu met het binnenhalen van je oude e-mails. Dit gebeurt op de achtergrond. Het kan afhankelijk van de mailboxgrootte enkele uren tot wel een paar dagen duren voordat alles binnen is . Je kunt Gmail in de tussentijd gewoon gebruiken; de mails druppelen langzaam binnen. Gmail maakt voor geimporteerde mail vaak labels aan (bijv. per map van de oude account) of zet alles in Alle e-mail.

Deze methode is gebruikersvriendelijk en verloopt automatisch. Zorg wel dat je oude account tijdens deze import toegankelijk blijft (niet meteen opzeggen!). Tip: laat indien mogelijk Gmail ook nieuwe mails 30 dagen lang doorsturen/ophalen. Zo heb je een overlapperiode waarin post naar je oude adres toch in je nieuwe inbox terechtkomt.

Forwarding instellen voor nieuwe e-mails

Om te voorkomen dat je na de migratie mails mist die nog naar je oude adres gestuurd worden, kun je een e-mail forward instellen:

Via Google Workspace Gmail: Log in op je oude Workspace Gmail, ga naar Instellingen > Doorsturen en POP/IMAP, en voeg een doorstuuradres toe (je nieuwe @gmail.com adres). Bevestig dit (je ontvangt een code op je nieuwe adres om te verifiëren). Schakel vervolgens “Een kopie van inkomende mail doorsturen naar [nieuw adres]” in. Hiermee wordt alle nieuwe binnenkomende mail automatisch doorgestuurd.
Alternatief via Gmail-import: Als je de hierboven genoemde importfunctie hebt gebruikt, heb je mogelijk al aangegeven om 30 dagen lang nieuwe mail op te halen. Dat dekt ongeveer de overgangsperiode. Voor langere termijn is een doorstuurregel instellen of een DNS-forwarding (daarover later bij Domeinbeheer) handig.

Let op dat deze forwarding alleen werkt zolang je oude account actief is. Aangezien je van plan bent het account op te zeggen, is dit vooral nuttig tijdens de overgangsperiode. Informeer belangrijke contacten tijdig over je nieuwe e-mailadres.

Het is ook mogelijk om een forwardservice te gebruiken zodat je huidige mail doorgestuurd blijft naar je gmail.com account. Hiervoor is ImprovMX een goede oplossing.

E-mail migreren via een mailclient (optioneel alternatief)

Sommige mensen geven de voorkeur aan een handmatige migratie via een e-mailprogramma, omdat je daarmee meer controle hebt over mappen/labels. De aanpak is als volgt:

IMAP inschakelen: Zorg dat zowel op je oude Workspace-account als op je nieuwe Gmail-account IMAP aan staat (Instellingen > Doorsturen en POP/IMAP in Gmail).
Thunderbird/Outlook instellen: Voeg beide accounts toe aan een mailprogramma via IMAP. Je ziet dan de mappen/labels van beide accounts.
Kopieer e-mails: Selecteer in het mailprogramma alle berichten of mappen uit je oude account (bijvoorbeeld je Inbox, Verzonden items, enz.) en kopieer/sleep ze naar de nieuwe account (bijvoorbeeld naar de Inbox of een equivalente map van de nieuwe Gmail). Bij IMAP zal het mailprogramma die berichten dan uploaden naar Gmail. Dit kan lang duren voor veel data, dus doe het stap voor stap per map.
Wacht tot alle uploads voltooid zijn. Controleer in de webmail van je nieuwe Gmail of de mails netjes zijn aangekomen (ze kunnen onder hetzelfde label of als nieuwe labels verschijnen).

Deze methode behoudt in zekere mate je mappenstructuur (Gmail zet mappen om in labels). Houd er rekening mee dat Gmail’s label-systeem anders werkt: een e-mail kan meerdere labels hebben, wat een mailclient niet 1-op-1 kan nabootsen. Het kan dus zijn dat sommige mails dubbel gemigreerd worden (één keer per label). Desondanks is dit een bruikbare methode als de automatische import niet goed werkt of als je problemen hebt met authenticatie.

Samenvatting e-mailmigratie: Maak altijd eerst een back-up. Gebruik bij voorkeur Gmail’s ingebouwde import om simpel al je mail en contacten over te zetten . Stel forwarding in voor nieuwe berichten of laat Gmail nog een tijdje de oude mailbox checken. Als alternatief kun je met een mailprogramma handmatig migreren via IMAP. Pas na verificatie dat ál je benodigde mails in je nieuwe account staan, kun je de oude mailbox loslaten.

Google Drive: bestanden overzetten

Na e-mail is de volgende stap om al je Google Drive bestanden van het Workspace-account naar je nieuwe account te migreren. Hierbij wil je zowel documenten (Google Docs, Sheets, Slides) als overige bestanden (PDF’s, afbeeldingen, etc.) veilig stellen. Je hebt een paar methoden:

Methode 1: Overzetten via gedeelde mappen (online)

Delen vanuit oude account: Log in op je oude Workspace Google Drive. Verzamel je bestanden in een paar hoofdmappen (als dat nog niet zo is, maak bijv. een map “Migratie”). Klik met rechts op die map(pen) en kies Delen. Voeg je nieuwe Gmail-adres toe als editor (bewerker) zodat die toegang krijgt tot alle bestanden in die map.
Inloggen met nieuw account: Log in een andere browser of een privénavigatie in op je nieuwe Gmail-account en ga naar Google Drive. Onder Gedeeld met mij zou je nu de gedeelde map(pen) van je oude account moeten zien.
Kopieer naar eigen Drive: Omdat je de bestanden uiteindelijk volledig onder je eigen nieuwe account wilt hebben (en de oude account verdwijnt), moet je de bestanden kopiëren. Open de gedeelde map, selecteer alles (Ctrl+A), rechtsklik en kies Kopie maken. Er wordt van elke selectie een kopie gemaakt in je nieuwe Drive, waarvan jij de eigenaar bent. Deze kopieën staan meestal in de hoofdmap van Mijn Drive (vaak met namen als “Kopie van …”). Je kunt ze organiseren zoals je wilt (bijv. weer in een map plaatsen).
Controleer bestanden: Open een paar belangrijke documenten om te controleren of de inhoud klopt. Let erop dat bij Google Docs/Sheets presentaties de kopieën geslaagd zijn. Eventueel kun je ook direct in de gedeelde map items verslepen naar Mijn Drive van je nieuwe account, maar dat maakt slechts shortcuts – zorg dus echt voor kopieën zodat de oude niet meer nodig is.

Belangrijk: Je kunt helaas niet de eigenaar van bestanden direct wijzigen van een Google Workspace gebruiker naar een @gmail.com gebruiker . Google staat geen eigendomsoverdracht toe aan externe accounts buiten de eigen organisatie . Daarom is het nodig kopieën te maken; anders zouden de bestanden verdwijnen zodra het oude account gewist wordt.

Als je bestanden had gedeeld met anderen, moeten die andere personen mogelijk nieuwe toegangslinks krijgen van de gekopieerde versies. Noteer met wie je belangrijke bestanden gedeeld had, zodat je ze vanuit je nieuwe account opnieuw kunt delen indien nodig. Bestanden waarvan jij niet de eigenaar was (maar die gedeeld waren met jou) hoef je niet te migreren – die blijven bij de originele eigenaar. Je kunt ze wel weer opzoeken en toegang tot vragen via je nieuwe account straks.

Methode 2: Downloaden en uploaden (Google Takeout of handmatig)

Een alternatieve route is om je Drive-bestanden offline te halen en dan weer te uploaden naar de nieuwe account:

Via Google Takeout: Gebruik Google Takeout om een archive (zip) te maken van je Drive data (selecteer Drive in de export) . Dit zal alle bestanden downloaden – Google Docs/Sheets worden omgezet naar Microsoft Office-formaat of PDF indien je dat aangeeft. Na download pak je de zip uit. Log in op je nieuwe account en upload de bestanden via drive.google.com (of via de Backup & Sync/Drive for desktop tool). Hou er rekening mee dat je bij deze methode eventuele Google Docs-bestanden opnieuw krijgt als Word/Excel en ze weer naar Google Docs-formaat kunt omzetten door te openen met Google Docs. Je verliest mogelijk bepaalde metadata (zoals gedeeld met, versies, enz.).
Handmatig downloaden: Je kunt ook direct in Drive je mappen downloaden (rechtsklik op een map > Downloaden). Drive maakt dan een zip. Let wel dat grote mappen mogelijk in meerdere zipbestanden worden gesplitst. Vervolgens upload je de inhoud naar de nieuwe Drive.
Drive voor desktop: Als je liever een synchronisatieprogramma gebruikt, kun je Google Drive voor desktop installeren, je oude account koppelen en alles naar een lokale map syncen, vervolgens overschakelen naar je nieuwe account en die map weer uploaden. Dit is wat omslachtiger en vooral handig bij zeer grote hoeveelheden data.

Welke methode je kiest hangt af van de hoeveelheid data en je voorkeur. Online delen+kopiëren is handig om Google-documenten intact te houden in Google formaat. Download/upload is nuttig als extra back-up en als je heel veel bestanden in één keer wilt overzetten (bijv. via nachtelijke upload).

Let na migratie op gedeelde schijven of mappen: als je in Workspace met gedeelde drives werkte (feature van Business Standard/Plus), dan kun je die data het beste eerst naar Mijn Drive van de oude gebruiker kopiëren, want gedeelde drives kun je niet direct overzetten naar een consumentenaccount. Alles moet onder Mijn Drive van de oude gebruiker staan om mee te nemen.

Controleer tot slot op je nieuwe account of de belangrijke bestanden geopend kunnen worden en de inhoud klopt. Pas als je zeker weet dat al je benodigde Drive-bestanden veilig in de nieuwe Drive staan (en eventueel opnieuw gedeeld zijn met anderen), kun je dit onderdeel als afgerond beschouwen.

NB: Google Keep-notities en Agenda-items vallen niet onder Drive, dus vergeet niet om ook die te exporteren (Keep kun je via Takeout exporteren; Agenda kun je per kalender als ICS-bestand exporteren en in je nieuwe account importeren via Google Agenda instellingen).

Contacten overzetten

Het verhuizen van je contacten gaat via Google Contacts (Contacten) export en import:

Log in op je oude account en ga naar Google Contacten (contacts.google.com). Je ziet al je opgeslagen contactpersonen.
Klik links in het menu op Exporteren. Kies om Alle contacten te exporteren, in het Google CSV-formaat (dat werkt goed voor import in Gmail) . Er wordt een .csv-bestand gedownload (bijvoorbeeld contacts.csv).
Log in op je nieuwe Gmail-account en open weer Google Contacten. Klik links op Importeren. Er verschijnt een venster om een bestand te uploaden. Selecteer het zojuist gedownloade CSV-bestand en start de import.
Na enkele seconden/minuten (afhankelijk van hoeveel contacten) zul je al je contactpersonen in de lijst zien verschijnen op je nieuwe account.

Controleer een paar belangrijke contacten (staan de namen, telefoonnummers, e-mails etc. er goed in?). Eventuele contactfoto’s zouden ook mee moeten komen als ze in Contacts waren opgeslagen.

Tip: Heb je erg veel contacten of gebruik je labels/groepen in Contacts, dan neemt de CSV die labels mee. In je nieuwe account kun je dezelfde labels terugvinden of opnieuw aanmaken indien nodig. Vergeet ook niet je Google Agenda contacten (bijv. gastlijsten) of contactpersonen die alleen in Gmail stonden mee te nemen – doorgaans staan alle personen waarmee je gemaild hebt ook in Contacten (indien automatische opslag aan stond), dus de export dekt dat.

Google Foto’s migreren

Als je Google Foto’s gebruikt op je Workspace-account, wil je die albums en foto’s uiteraard ook behouden. Er zijn twee belangrijke methoden om je foto’s over te zetten naar het nieuwe account:

Methode 1: Delen via Partner Sharing / gedeelde albums

Google Foto’s heeft een functie genaamd Partner delen waarmee je je hele fotobibliotheek kunt delen met een ander Google-account (vaak bedoeld voor bijv. je partner). Je kunt dit gebruiken om alle foto’s naar je nieuwe account te kopiëren:

Log in op Google Foto’s met je oude account. Ga naar Instellingen > Partner delen > Aan de slag. Voer het e-mailadres in van je nieuwe Google-account als partner en kies om alle foto’s te delen (of eventueel vanaf een bepaalde datum, maar in dit geval alle).
Log in op je nieuwe Gmail-account en accepteer de uitnodiging voor partnerdeling in Google Foto’s. Je kunt nu in je nieuwe account bij Instellingen > Partnerdeling instellen om alle gedeelde foto’s automatisch te kopiëren naar je eigen bibliotheek . Kies desgewenst “Alle foto’s” en bevestig.
Google Foto’s zal nu de gehele bibliotheek van het oude account zichtbaar maken in je nieuwe account. Alle foto’s worden feitelijk gekopieerd (in originele kwaliteit) naar de nieuwe bibliotheek zodra je ze opslaat.
Controleer na verloop van tijd je nieuwe Google Foto’s: de foto’s zouden één voor één moeten verschijnen in je account. Dit kan geruime tijd duren afhankelijk van hoeveel duizenden foto’s je hebt.

Let op: Deze methode kopieert niet je albums structuren . Je foto’s staan wel allemaal bij Alle foto’s, maar je aangemaakte albums in het oude account zijn niet automatisch over in het nieuwe. Albums kun je apart overzetten door ze te delen als gedeeld album: open een album op het oude account, klik op Delen en deel het met je nieuwe account (of maak een deel-link en open die terwijl je ingelogd bent op je nieuwe account). In het nieuwe account kun je de gedeelde album openen en kiezen “Alle foto’s opslaan” of de foto’s in een nieuw album zetten. Helaas is er geen één-klik manier om albums over te zetten; dit moet je handmatig per album doen als je ze wilt behouden.

Een voordeel van de partnerdeling-methode is dat het geen lokale download vereist en relatief snel gaat. Houd er rekening mee dat zodra je het oude account wist of de partnerdeling stopt, de nieuwe account verantwoordelijk wordt voor de opslag van die foto’s . Als je veel foto’s had, kan het zijn dat je nieuwe account (15 GB) volloopt; overweeg hier ook een Google One-uitbreiding als dat zo is.

Methode 2: Google Takeout (download en upload)

De ouderwetse maar betrouwbare manier is om al je foto’s te downloaden en weer te uploaden:

Ga naar Google Takeout met je oude account. Kies alleen Google Foto’s als te exporteren dienst. Je kunt eventueel selecteren welke albums, maar standaard neemt hij alles mee. Exporteer je foto’s – je krijgt mogelijk meerdere zipbestanden als je collectie groot is.
Download de Takeout-archieven op je computer en pak ze uit. Je krijgt mappen per album en losse foto’s met bijbehorende .json bestanden (met metadata).
Log in op je nieuwe account en ga naar Google Foto’s. Maak eventueel een paar nieuwe albums aan om structuur te behouden. Upload vervolgens je foto’s: je kunt map voor map uploaden zodat je per album kunt organiseren, of gewoon alles in één keer (maar dan verlies je albumgroepering).
Kies bij upload voor Hoogste kwaliteit of Originele kwaliteit afhankelijk van je voorkeur (let op je opslaglimiet).
Nadat upload klaar is, check of aantal foto’s klopt.

Nadeel van deze methode is dat het tijdrovend is en je internetdata belast (alles downloaden en weer uploaden). Ook ben je mogelijk de originele uploaddatum kwijt en staan de foto’s op de datum van upload in Alle foto’s (al blijft de opname-datum gelukkig wel behouden in de foto’s zelf). Het kan zijn dat comments of likes uit gedeelde albums niet mee overkomen.

Conclusie Foto’s: Gebruik partnerdeling als je een snelle, volledige overdracht van foto’s wilt zonder lokale omweg – je kopieert dan alle foto’s, maar vergeet niet albums handmatig te migreren . Gebruik Takeout als je een aparte back-up wilt of als je de voorkeur geeft aan een handmatige her-upload. In beide gevallen, controleer of je nieuwe account alle belangrijke herinneringen bevat voordat je de oude account sluit.

Domeinbeheer na migratie

Een Google Workspace Business-account is vaak gekoppeld aan een eigen domein ([email protected]). Wanneer je overstapt naar Gmail, moet je beslissen wat je met dat domein doet en de DNS-instellingen (zoals MX-records voor mail) aanpassen:

Domein loskoppelen van Workspace: Zodra je het Google Workspace abonnement opzegt (zie verderop), wordt het domein vrijgegeven uit Google’s beheer. Je kunt in de Admin-console onder Domeinen eventueel het domein verwijderen uit de organisatie nadat alle gebruikers verwijderd zijn – in veel gevallen gebeurt dit automatisch bij de opheffing van het account. Zorg in ieder geval dat je de beheerder bent bij je domeinregistrar (bij wie je de domeinnaam hebt gekocht) zodat je daar instellingen kunt wijzigen.
MX-records verwijderen: Ga naar de DNS-instellingen van je domein (bij je registrar of DNS-provider). Zoek naar de MX-records die verwijzen naar Google (meestal entries als ASPMX.L.GOOGLE.COM etc.). Deze waren nodig om Google mail te laten ontvangen voor jouw domein. Als je geen e-maildienst meer op dat domein wilt gebruiken, kun je deze MX-records verwijderen. Dit zorgt ervoor dat er niet langer geprobeerd wordt mail af te leveren aan Google voor jouw domein (anders zouden afzenders foutmeldingen krijgen zodra je Workspace weg is).
E-mail blijven ontvangen op je domein (optioneel): Misschien wil je toch e-mails die naar je oude adres ([email protected]) gestuurd worden, blijven ontvangen in je nieuwe Gmail. Omdat je Google-dienst wegvalt, heb je twee opties:
- E-mail forwarding dienst: Sommige domeinregistrars bieden een gratis doorstuurservice voor e-mail. Je kunt daar instellen dat alle mail naar [email protected] wordt doorgestuurd naar [email protected]. Informeer bij je provider (of kijk in het controlepaneel bij je domein) of dit beschikbaar is. Zo ja, stel een forward in en test het. Er zijn ook externe services (bv. ImprovMX of Forwardemail.net) die gratis e-mail forwarding voor domeinen doen: je wijzigt je MX-records naar hun servers, en zij sturen mail door naar jouw Gmail. Dit is handig als je je oude adres wilt blijven ontvangen zonder een volledig mailpakket af te nemen.
- Nieuw mailpakket op domein: Als je per se met je eigen domein wilt blijven mailen, kun je ook overstappen naar een andere e-mailhost (bijv. een basic e-mailaccount bij je hostingprovider of Microsoft 365 Basic, etc.). Aangezien dit buiten het gratis Gmail-vlak valt, laat ik dit buiten beschouwing. Forwarding is meestal voldoende.
DNS opruimen: Behalve MX-records kun je ook andere Google-gerelateerde DNS-records opruimen als je zeker weet dat je die niet meer nodig hebt. Bijvoorbeeld TXT-records voor Google verificatie, of CNAME-records voor diensten als sites. Laat wel records voor je website staan als die niet gerelateerd zijn aan Google.

Kortom, nadat je je data hebt gemigreerd, moet je je domein débinden van Google’s e-maildienst. Verwijder of wijzig MX-records zodat Google niet langer je e-mailhub is. Als je nog mail wilt ontvangen op dat domeinadres, richt dan een externe forwarding in. Vergeet niet om iedereen je nieuwe e-mailadres door te geven; uiteindelijk is het beter als mensen direct naar je @gmail.com adres gaan mailen om afhankelijkheid van forwarding te verminderen.

Toegang van derden en 2FA

Veel gebruikers hebben allerlei derde partij-apps en diensten gekoppeld aan hun Google-account. Denk aan apps waar je inlogt met “Login met Google”, of services waar je Google Drive toegang aan gegeven hebt, of apparaten (smartphones, smart home devices) gekoppeld met je Google-account. Bij de overgang moet je dit nalopen:

Inloggen met Google (OAuth): Maak een lijst van alle websites en apps waar je inlogt met je Google Workspace account. Dit kunnen sociale media, forums, softwarediensten, etc. zijn. Ga naar die diensten en wijzig je loginmethode vóórdat je het Workspace-account kwijtraakt. Idealiter voeg je je nieuwe Gmail-account toe als een nieuwe login (als de dienst dat toestaat) of verander het primaire e-mailadres in je accountinstellingen van die dienst naar je nieuwe adres. Sommige diensten ondersteunen meerdere login-methodes: je kunt bijvoorbeeld een wachtwoord instellen naast Google-login of overstappen op “Login met Google” met je nieuwe account. Doe dit ruim van tevoren, want na het sluiten van je Workspace-account kun je niet meer inloggen bij die externe diensten als er geen alternatief is.
Accounts met oud e-mail als hersteladres: Denk aan accounts waar je wellicht met gebruikersnaam/wachtwoord inlogt maar het e-mailadres van je Workspace als hersteladres gebruikt wordt (voor wachtwoord resets). Update in die accounts je e-mailadres naar je nieuwe Gmail zodat eventuele wachtwoordherstel-mails niet naar een niet-bestaand adres gaan.
Third-party apps toegang tot Google: Ga in je oude Google-account naar Beveiliging > Apps met toegang tot account. Hier zie je welke externe apps toegang hebben tot onderdelen van je Google-account (bv. een scan-app met toegang tot Drive, of een fitness-app die je Google Agenda gebruikt). Noteer welke je nodig hebt en koppel ze later aan je nieuwe account. Je kunt ze bij het oude account intrekken zodra je over bent. Op je nieuwe account zul je deze apps opnieuw autoriseren.
2FA (twee-factor-authenticatie): Je Workspace-account had wellicht 2FA ingeschakeld (via bijvoorbeeld Google Authenticator, SMS, prompt op telefoon). Wanneer je het account opzegt, vervalt dat natuurlijk, maar zorg dat je tijdens de migratie niet buitengesloten raakt: hou je 2FA actief tot je alles hebt overgezet, of schakel het tijdelijk uit als dat het proces makkelijker maakt (niet vergeten dat weer aan te zetten op nieuwe account!). Belangrijker is: als je dat Google-account ook gebruikte als 2FA-methode voor andere logins (bijvoorbeeld je telefoon kreeg codes via dat Google-account), dan moet je die instellingen aanpassen.
Apparaten en diensten: Denk aan je smartphone: als die momenteel is ingelogd met je Workspace-account (Android toestellen gebruiken Google-account voor o.a. Play Store, contacten sync etc.), voeg dan je nieuwe Gmail toe op het toestel en verwijder de oude account. Voor Google Play aankopen of YouTube subscriptions kan het ingewikkeld zijn als die op het oude account stonden – die kun je vaak niet overdragen, dus misschien behoud je het oude Google-account (zonder Workspace abonnement) voor die specifieke diensten. Bepaal of dat nodig is.
Back-up codes en authenticator: Als je een authenticatie-app gebruikte, verwijder dan de codegenerator uit die app zodra het oude account weg is, om verwarring te voorkomen. En bewaar eventueele 2FA back-upcodes van je nieuwe account op een veilige plek.

Samengevat: “Denk aan al je verbonden accounts.” Wijzig login-e-mails naar je nieuwe adres waar nodig, zorg dat je niet ergens buitengesloten raakt doordat je oude e-mail verdwijnt, en maak een schone overgang van alle apps en diensten. Dit onderdeel vergt wat administratief werk, maar voorkomt veel problemen achteraf.

Afsluiten van je Google Workspace-account

Als alle data is overgezet en je ervan overtuigd bent dat je niets belangrijks meer mist, is het tijd om je betaalde Google Workspace-abonnement op te zeggen:

Laatste back-up-check: Neem desnoods nog één keer een Google Takeout export van cruciale data als veiligheidskopie. Google geeft aan: “After you cancel your Google Workspace subscription, your users’ Google Workspace data will be deleted and can’t be restored. Before you cancel… download any user data you want to save.” . Dit benadrukt dat je ná opzegging niet meer bij je e-mails/Drive kunt, dus zorg dat je alles hebt veiliggesteld.
Admin-console > Facturering: Log in op de Google Admin-console (admin.google.com) met je beheeraccount. Ga naar Facturering (Billing) en selecteer je Google Workspace-abonnement. Kies de optie Abonnement opzeggen (Cancel Subscription) .
Bevestig annulering: Je krijgt waarschijnlijk een paar waarschuwingen en mogelijk een vraag om een reden van opzegging. Bevestig dat je wilt annuleren. Let op: als je een jaarcontract had en je zegt tussentijds op, kan Google kosten in rekening brengen voor de resterende tijd . Bij een maandelijks flexibel plan stop de kosten vrijwel direct per einde van de maand . Zorg dat je eventuele betalingsachterstand voldaan is.
Organisatiegegevens keuze: In sommige gevallen vraagt Google of je de gebruikersdata wilt behouden als Cloud Identity Free accounts. Voor een individuele gebruiker is dit niet zo relevant, je kunt doorgaans kiezen om het hele account te verwijderen. (Cloud Identity Free zou betekenen dat je account blijft bestaan voor diensten als Google Drive in beperkte vorm, maar je had alles al gemigreerd, dus dat is niet nodig.)
Domein beheren: Als je niet al gedaan hebt, kun je nu in de Admin-console onder Domeinen het domein verwijderen. Dit kan meestal pas na opzegging/betaling. Omdat je de MX-records en dergelijke al aangepast hebt, zou er verder niets meer bij Google achter moeten blijven.
Controleer toegang: Na opzegging wordt je Workspace-account gedeactiveerd. Probeer in te loggen op de oude e-mail; je zou geen toegang meer moeten hebben tot Gmail/Drive (of de account bestaat niet meer in die hoedanigheid). Belangrijk: Je oude account kan nu niet meer mailen of ontvangen – dit is definitief.

Google bewaart afgesloten Workspace-accounts en de data daarin maar kort (meestal 5-7 dagen als grace en tot 30 dagen voor definitieve verwijdering, afhankelijk van de situatie). Ga er vanuit dat na opzegging alles weg is. Vandaar nogmaals: wees 100% zeker dat je niets meer nodig hebt uit het oude account.

Na het opzeggen zou je geen facturen meer moeten krijgen. Houd je e-mail (die je bij Google als alternatief contact had, bv je nieuwe adres) in de gaten voor een bevestiging van de opzegging.

Tips en valkuilen

Tips:

Neem de tijd: Plan deze migratie bij voorkeur op een rustig moment. Voorzie dat het importeren van e-mail en het kopiëren van bestanden/foto’s tijd kost. Het is prima om de migratie over meerdere dagen te spreiden. Zolang je het oude account nog hebt draaien, kun je beide in de lucht houden.
Communiceer je nieuwe adres: Stuur een bericht naar belangrijke contacten dat je e-mailadres is veranderd. Je kunt eventueel op het oude account een automatisch antwoord instellen (vakantie-responder) dat afzenders informeert over je nieuwe adres. Bijvoorbeeld: “Dit e-mailadres wordt binnenkort gesloten, gelieve mij voortaan te bereiken op [email protected].” Realiseer je wel dat dit auto-antwoord stopt zodra het account weg is, maar tijdens de overgang kan het nuttig zijn.
Controleer alles dubbel: Ga na de migratie stap voor stap na of je alles hebt: Open een paar e-mails met bijlagen in je nieuwe account, kijk of je belangrijkste documenten in Drive openen, blader door je foto’s, check of contacten in Gmail autocomplete werken. Zo kun je eventuele hiaten nog opvullen vóór opzegging.
Houd data-archieven veilig: Bewaar je Google Takeout archief(en) op een veilige plek (liefst offline of op een externe schijf). Dit is je ultieme back-up mocht er later iets toch niet goed zijn overgekomen of mocht je iets per ongeluk hebben verwijderd.
Nieuwe back-up inrichten: Overweeg om op je nieuwe Gmail-account ook regelmatig back-ups te maken (bijv. periodiek Google Takeout, of met een third-party tool). Nu je geen admin hebt die dat voor je regelt, ben je zelf verantwoordelijk voor je data-integriteit.
Let op opslagquota: Na migratie zie je wellicht dat je nieuwe account veel ruimte in beslag neemt (vooral als je veel foto’s of Drive bestanden hebt gekopieerd). Indien nodig, ruim op of neem een Google One-abonnement zodat je niet tegen de 15GB limiet aanloopt.
Vergeet de kalender niet: Zoals eerder aangestipt, exporteer ook je Google Agenda als je die gebruikt. In Agenda via Instellingen > Importeren en exporteren kun je je agenda’s als .ics downloaden en in de nieuwe account importeren. Anders mis je straks afspraken.
Test e-mailafhandeling: Stuur een testmail naar je oude adres en kijk of hij terechtkomt bij je nieuwe (via forwarding of fetch). Zo niet, pas je instellingen aan. Test ook of je vanuit je nieuwe Gmail als oude adres kan sturen indien je dat hebt ingesteld (Gmail kan namens een ander adres verzenden als je een SMTP instelt, bijvoorbeeld via je domein-forward service – dit is handig zodat ontvangers je oude adres als afzender zien tijdens overgang).
Accounts die je wilt behouden: Sommige dingen kun je niet migreren – bijv. aankopen of content gekoppeld aan het oude account (Google Play apps, YouTube playlists, etc.). Bedenk of je het oude Google-account als gewoon Google account wilt blijven gebruiken zonder Workspace-abonnement. Google Workspace uitschakelen betekent dat de kernservices (Gmail, Drive, Calendar) wegvallen , maar je kunt eventueel in theorie dat Google-account blijven gebruiken om bij YouTube in te loggen of in de Play Store. In de praktijk is het handiger alles naar je nieuwe account te centraliseren, maar de optie is er als je bijvoorbeeld gekochte apps niet kwijt wilt – je zou dan je oude account degraderen tot een gratis Google-account zonder actieve diensten. Dit kan door bij opzegging te kiezen de gebruikersdata te behouden. Besef wel dat [email protected] zonder Google Workspace niet kan mailen of Drive gebruiken, dus echt handig is het niet.
Denk aan Google Takeout-limieten: Mocht je een enorme hoeveelheid data hebben, bedenk dat Google Takeout max 50 GB per archive doet en soms in delen werkt. Bij extreem veel data, migreer in stappen of overweeg een commercieel migratietooltje.
Valkuil: vergeten services: Een veelvoorkomende valkuil is later ontdekken dat een bepaalde dienst nog naar je oude e-mailadres stuurt (bijv. een online opslag, een domeinverlengingsherinnering, een nieuwsbrief, etc.). Probeer proactief je e-mailadres te wijzigen bij dergelijke diensten. Ook je WhatsApp, Facebook, Apple ID of wat dan ook waar je oude e-mail stond ingesteld als contact, moet je updaten.
Privacy en verwijdering: Zodra alles rond is, kun je overwegen om het oude account (na opzegging) direct te verwijderen uit Google’s systemen via de Admin-console. Google wist uiteindelijk alle data toch , maar als je geruststelling wilt, kun je na annuleren ook de gebruikersaccount verwijderen (als dat niet al gebeurt). Zorg wel dat je echt niks meer nodig hebt!

Met deze tips in gedachten zou je migratie vlekkeloos moeten verlopen. Het belangrijkste is om geen haast te maken en zorgvuldig om te gaan met je data. Een migratie van een zakelijk Google-account naar een gratis Gmail vergt wat stappen, maar je hebt nu de volledige handleiding tot je beschikking om dit tot een goed einde te brengen. Succes met de overstap!